Hello các bạn, hôm nay mình sẽ hướng dẫn mọi người cách mình làm file quản lý chi tiêu trong gia đình bằng Google Sheets và Google Form.
Disclaimer
- File này sẽ không phù hợp với các gia đình mà vợ chồng quản lý tài chính riêng biệt, tiền ai nấy tiêu.
- Tất cả các phát sinh thu nhập chi phí cần phải được ghi nhận đầy đủ.
Mục đích
Việc tạo file quản lý chi tiêu có nhiều mục đích như sau:
- Theo dõi dòng tiền ra vào trong gia đình, số dư còn lại để chi tiêu trong tháng
- Minh bạch tình hình tài chính của gia đình. Chồng không cần hỏi vợ còn bao nhiêu tiền, đã chi tiêu những gì.
- Vợ chồng có chung một mục tiêu là quản lý chi phí, thu nhập, hướng tới chăm sóc con cái một cách tốt nhất. Giúp giữ gìn hạnh phúc gia đình.
Các bước thực hiện
Chúng ta cần thực hiện các bước sau:
- Tạo Google Form để nhập thu nhập chi phí khi phát sinh.
- Xử lý dữ liệu từ Form trên Google Sheets để theo dõi dòng tiền hàng tháng
Cụ thể như sau:
Tạo Google Form
Tạo một file Google Form để nhập dữ liệu gồm ba trường thông tin cơ bản như sau: Ngày giao dịch, Loại bút toán và Số tiền. Các bạn chú ý bật chế độ bắt buộc nhập thông tin cho tất cả các trường.
Lưu câu trả lời vào Google Sheets
Tại tab Trả lời (Response), ấn “Link to Sheets” và chọn “Create a new spreadsheet”.
Sau đó, chúng ta có thể lưu lại đường dẫn vào form để tiện cho việc nhập liệu sau này. Ở đây mình đã nhập 5 bút toán thu nhập chi phí để làm dữ liệu mẫu cho báo cáo. Dữ liệu được lưu vào Google Sheets như sau:
Tạo báo cáo thu chi theo tháng trên Google Sheets
Trên file dữ liệu Google Sheets, chúng ta tạo một sheet mới, đặt tên là “Báo cáo thu chi tháng”.
Trong file này chúng ta sẽ tạo bảng dữ liệu tổng hợp Chi phí thu nhập như sau:
Sử dụng bảng dữ liệu này, ta có thể tạo một báo cáo đơn giản để trích xuất thông tin số dư đầu kỳ và cuối kỳ, đồng thời tạo một biểu đồ dang Waterfall để theo dõi dòng tiền ra vào.
Chúng ta cũng có thể tạo biểu đồ thu nhập chi phí theo tháng như sau:
Như vậy chúng ta đã hoàn thành một file quản lý thu chi đơn giản nhất để theo dõi dòng tiền thu chi.
Các bạn có thể thực hiện thêm các bước để cải tiến file quản lý này, ví dụ như:
- Thêm các loại chi phí cho form nhập liệu
- Thêm dữ liệu ngân sách cho mỗi loại chi phí theo tháng và tạo một biểu đồ để theo dõi xem chi phí nào vượt quá budget.
- Thêm loại bút toán đầu tư hoặc tiết kiệm từ thu nhập.